Postępowanie podczas zamknięcia roku.

[jevkoo]

W wersji DM Plaza 2005 można zmienić numer dokumentów poprzez zamiane prefiksu automatycznie.
W ten sposób numer zmieni się sam po zamknięciu doby na przełomie roku.

Postępujemy jak niżej:
1) Zakładamy nowe prefiksy uwzględniające nowy rok
2) Zmieniamy prefiks domyślny na %s.
3) Zaznaczamy automatycznie zmień prefiks.
4) W format prefiksu wpisujemy YYYY (co da nam datę np 2010 po zmianie daty zamknięcia).
Od tego momentu, po zamknięciu doby, dokumenty będą numerowane automatycznie od 1.

Informacje szczególowe (dzieki uprzejmości firmy MCM Poznań)
Zamknięcie roku - instrukcja

[jevkoo]

W związku z planowanymi przez Ministerstwo Finansów zmianami stawek podatku VAT pragniemy zapewnić, że Plaza Oprogramowanie jako dostawca rozwiązań IT dla Państwa Firmy gwarantuje zgodność wszystkich swoich produktów z obowiązującym prawem podatkowym.
Nasz zespół dołoży wszelkich starań, aby zapewnić Państwu bezawaryjną i bezpieczną kontynuację pracy DM PLAZA w 2011 roku. Wymagane modyfikacje zostaną wprowadzone do Państwa systemu przed 1 stycznia 2011r.

Prosimy o kontakt z przedstawicielami DM Plaza w celu uzgodnienia terminu oraz szczegółów aktualizacji. Jednakże ze względu  na dość napięty terminarz prosimy o wcześniejsze zaplanowanie operacji zmian w systemie i uzgodnienie terminu.
Informacje szczegółowe znajdziecie Państwo w dokumentach:

Instrukcja użytkownika
Informacja handlowa
Informacja serwisowa i wdrożeniowa

[jevkoo]

Przygotowanie przez administratora

Jeśli mają Państwo prawo do upgrade pierwszą czynnością jest zaktualizowanie DM Plaza do najnowszej stabilnej wersji. Oczywiście wersje DM Plaza 2005 posiadające opcję „automatyzacja stawek VAT” też poprawnie zamkną rok.

Przed zamknięciem roku należy się upewnić, czy DM Plaza ma wprowadzone nowe wzorce i prefiksy dla roku 2012.

Przygotowanie wzorców
Należy stworzyć katalogi wzorców – odpowiednio dodając na końcu cyfrę roku. I tak dla dokument będzie to np. katalog \RAPORTY\DOKUMENT2012\ i \RAPORTY\DOKUMENT2013\. W nowym katalogu można umieścić wszystkie wzorce z poprzedniego roku
Program szukając wzorców dokumentów podczas wydruku odpowiednio wybierze wydruk właściwy dla danego roku. Jeśli system nie znajdzie katalogu oznaczonego rokiem skorzysta ze standardowego opisanego w program.ini czyli w przykładzie jak wyżej \RAPORTY\DOKUMENT\
1. Uwaga, systemy instalowane po 2010 nie muszą dokonywać tej zmiany.

Słowniki prefiksów
Należy dopisać nowe prefiksy zgodne z tymi jakie będą obowiązywać w roku następnym np. 2013. Prefiksy definiujemy w Slowniki-> Inne->Pozostałe słowniki->Prefiksy.
Pamiętajmy, jeśli istniał prefiks np. HOTEL/2012 musi teraz istnieć prefiks HOTEL/2013
Jeśli prefiksy zmieniały się co miesiąc np. 01/2012, 02/2012 itd. należy stworzyć odpowiednio 01/2013,02/2013. Od poprawnie skonfigurowanych prefiksów zależy poprawna numeracja systemu w nowym roku.


Parametry dokumentów

1. Aby korzystać z automatycznej zmiany prefiksu należy zaznaczyć „Zmień prefiks autom”.
2. Po zaznaczeniu dostępne będzie pole format automatu w pole automatu wpisujemy tzw. format daty Dostępne formaty daty:
d
Jedno lub dwucyfrowy dzień.
dd
Dwucyfrowy dzień. Jednocyfrowy zostanie poprzedzony zerem
ddd
3 znakowy skrót dnia tygodnia
dddd
Nazwa dnia tygodnia
h
Jedno lub dwucyfrowa godzina w formacie 12 godzin.
hh
Dwucyfrowa godzina w formacie 12 godzin.
H
Jedno lub dwucyfrowa godzina w formacie 24 godzin.
HH
Dwucyfrowa godzina w formacie 12 godzin.
n
Jedno lub dwucyfrowa minuta
nn
Dwucyfrowa minuta
M
Jedno lub dwucyfrowy miesiąc. Jednocyfrowy zostanie poprzedzony zerem.
MM
Dwucyfrowy miesiąc
MMM
Skrót nazwy miesiąca
MMMM
Nazwa miesiąca
yy
Ostatnie dwa znaki roku
yyyy
Pełny rok.
/
Znak podziału daty (ustalany w globalnych parametrach windows, jeśli tam separatorem jest „-„ to w miejsce naszego „/” wyświetli się właśnie ten znak)

3. W pole domyślny prefiks wpisujemy wartość –jednakże część zmienną, (czyli tą, w którą będzie podstawiana data) oznaczamy jako %s. Program sam zamieni %s na datę w formacie, jaki wpisaliśmy poprzednio. Czyli %s/PV zostanie zamienione 12 grudnia 2013 na 12-2013/PV (zakładając, że format daty to MM/rrrr a separatorem daty jest myślnik)
4. Zmiany będą obowiązywały od następnego uruchomienia

UWAGA: Wszystkie możliwe prefiksy, które zmieni się automatycznie program muszą być WCZEŚNIEJ dopisane do bazy. Innymi słowy – prefiks w przykładzie wyżej się nie zmieni, jeśli wcześniej nie wpiszemy do bazy 12-2013/PV w słownikach, w grupie prefiksy

Zamknięcie roku przez użytkownika
Przed zamknięcie roku należy dokonać zamknięcia doby hotelowej wraz z wydrukowaniem paragonu fiskalnego.
Proszę pamiętać, ze zamknięcie doby trwa jakiś czas, więc należy to wykonać dostatecznie wcześnie.
Po wykonaniu tych czynności należy zamknąć rok w programie DM Plaza. Wykonujemy to korzystając z menu Funkcje pomocnicze-> Zamknięcie roku – jak na ilustracji


Ważne :
Opcje archiwizacji proszę zaznaczyć tylko po uzgodnieniu tego wcześniej z serwisem DM Plaza i dyrekcją hotelu. Opcja ta przesuwa dokumenty z bieżącej bazy do archiwum. Konsekwencja zaznaczenia będzie brak dokumentów z zamykanego roku w bazie.

Należy sprawdzić czy poprawnie jest wpisany zamykany rok 2012
Bezwzględnie muszą być odznaczone opcje po prawej stronie formularza dotyczące przepisania stawek (na ilustracji zaznaczone czerwoną obwódką

Opcje po lewej stronie są opcjonalne i jeśli zależy Państwu na czasie mogą być wykonane w późniejszym terminie. Operacja ta może trwać od 10 min do godziny w zależności od ilości danych. Skończenie operacji zostanie potwierdzone komunikatem „Rok 2011 został zamknięty”



Co wykonuje zamknięcie roku?
Zamknięcie roku archiwizuje dokumenty wg znaczników. Tj jeśli zaznaczymy po lewej stronie formularza odpowiednią grupę dokumentów zostanie ona przeniesiona do archiwum. Jeśli zależy nam na czasie – archiwizacje możemy wykonać później. Archiwizacja nie jest obowiązkowa i po jej wykonaniu dostęp do dokumentów z poprzednich lat będzie dostępny tylko przez opcję „archiwum”.

Po zamknięciu roku proszę zamknąć program DM Plaza i uruchomić ponownie.
Proszę zwrócić szczególną uwagę wystawiając dokumenty w nowym roku czy system podpowiada prefiksy są zgodne z nowym rokiem (np. 2/2013). Jeśli nie – proszę wybrać z listy prawidłowy prefiks ręcznie i powiadomić serwis.

Uwaga:
Podczas zamknięcia roku można korzystać z DM Plaza, ale nie można wystawiać żadnych dokumentów sprzedaży (faktur, paragonów). Najlepszym rozwiązaniem jest wyłączenie DM Plaza na wszystkich stanowiskach do momentu zamknięcia roku

[jevkoo]

Aktualizacja instrukcji
Instrukcja zamknięcia roku

[jevkoo]

Szybki hack dla administratorów na nowy rok:

Kod: Zaznacz cały

UPDATE slownik SET SLOWNIK_TEXT = REPLACE(SLOWNIK_TEXT,'2020','2021'),SLOWNIK_USED=666 WHERE SLOWNIK_RODZAJ_ID=7 and SLOWNIK_USED<>666;
UPDATE PARAM SET PARAM_WARTOSC = REPLACE(PARAM_WARTOSC,'2020','2021');
UPDATE EMPLOYEE E SET E.employee_def_prefix = REPLACE(E.employee_def_prefix,'2020','2021');