Internat: Karty wynajmu i ich rozliczanie

[jevkoo]

DM Plaza 2019 od wersji 5055 daje możliwość tworzenia kart wynajmu i rozliczania ich.

Poniżej w punktach opiszemy przygotowanie systemu do tworzenia kart wynajmu.

1. Przygotowanie umowy.
Podstawowa czynność pozwalająca na definiowanie kosztów ponoszonych podczas wynajmu.



gdzie
1. Cenniki umowy, definiujące poszczególne koszty
2. Definicje stawki
3. Czego dotyczy umowa

Definicje stawki mogą przyjmować wartości:
-brak
-koszt
-prowizja
-kara umowna

Dotyczy przyjmuje wartości:
-brak
-rezerwacja
-konferencja
-parking

Sposób naliczenia należy wybrać jeden z poniższych:
-wg krotności (ilości)
-wg krotności (ilości) * ilość nocy
-wg krotności (ilości) * ilość godzin
-za ilość usług (trzeba wybrać asortyment)
-za ilość usług * ilość naliczeń (trzeba wybrać asortyment)
-za ilość usług w grupie asortymentu (trzeba wybrać grupę asortymentu)
-za ilość usług w grupie asortymentu * ilość naliczeń (trzeba wybrać grupę asortymentu)
-za powierzchnię pomieszczenia
-za powierzchnię pomieszczenia * ilość nocy
-za powierzchnię pomieszczenia * ilość godzin
-za ilość osób
-za ilość osób * ilość nocy
-za ilość osób * ilość godzin

Istotnym jest zdefiniowanie kogo dotyczy pozycja, czy zleceniobiorcy, czy zleceniodawcy.

Jeśli pozycja jest kosztem, wypełniamy pole stawka, jeśli ceną - pole cena.

Tworząc pozycje umowy należy mieć na uwadze, że system będzie rozpoznawał koszty po asortymencie lub grupie asortymentu. I tak dla przykładu koszt wynajmu parkingu będzie rozpoznawany po asortymencie "parking" jeśli taki pojawi się w sprzedaży (usługach, rezerwacji parkingu, etc).

Koszty można powiązać z grupą asortymentu (np noclegi).

2. Tworzenie, rejestracja skierowań.

Skierowania są niezbędne do powiązania kosztów internatu z rezerwacjami internatu.
Skierowania wypełniamy na liście skierowań jak niżej:



Skierowanie musi być powiązane z rezerwacją.

Efektem takiego skierowania jest wydruk:



3. Karta najmu pokoju

Konsekwencją powyższych jest karta najmu pokoju, którą można wydrukować z menu potwierdzeń pobytów/meldunków.



Wydruk będzie poprawny jedynie w przypadku poprawne wypełnienia cenników umowy i przypisania jej do pobytu.
Brak przypisanej umowy powoduje brak rozliczenia przychodów.

4. Karta najmu parkingu

Jeśli gość korzysta z parkingu możemy dodatkowo stworzyć kartę parkingu, którą można wydrukować z menu potwierdzeń pobytów/meldunków.



Wydruk będzie poprawny jedynie w przypadku poprawne wypełnienia cenników umowy i przypisania jej do pobytu.

5. Karta najmu sal konferencyjnych/sali konferencyjnej/impreza

Jeśli gość korzysta z sal konferencyjnych, wystawowych, imprezy możemy dodatkowo stworzyć kartę rozliczenia konferencji, którą można wydrukować z menu potwierdzeń konferencji. Można też wydrukować kartę konferencji dla każdej sali oddzielnie.



Wydruk będzie poprawny jedynie w przypadku poprawne wypełnienia cenników umowy i przypisania jej do pobytu.

6. Zestawienia zbiorcze.

Zestawienia rozliczające są dostępne w menu raportów i mogą być dostosowywane do potrzeb. Oczywiście ich poprawność zależy od poprawnej umowy, która będzie zawierała zdefiniowane koszty.

[jevkoo]

Powierzchnia w karcie wynajmu i koszty
W nowej wersji dodatkowo możemy dopisać wartość powierzchni wynajmowanej w karcie osoby pobytu (osoby mieszkające)
Dodatkowo dodaliśmy zakładkę koszty, która umożliwia wprowadzenie kosztów dodatkowych, takich jak pranie.



Pozycje kosztowe można dopisywać ręcznie, opierając się na asortymencie, który ma we właściwościach zaznaczoną opcję "asortyment jest kosztem".



Treść i składniki umowy można bezpośrednio przenieść do listy kosztów używając przycisku na na rysunku wyżej.
Przeniesione zostaną wszystkie składniki umowy określone jako koszt.

Po przeniesieniu pozycje jedynie należy uzupełnić o wolumen sprzedaży i ilość sztuk



Dodając pozycję możemy dodatkowo wyświetlić listę asortymentów kosztowych (1)
lub pozycje umowy 2) i dodać do listy.

[jevkoo]

Istotnym dla prawidłowego wydruku karty najmu jest zaznaczenie w umowie kogo dotyczy pozycja - zleceniodawcy czy też zleceniobiorcy.



Proszę pamiętać o polach:
1) dotyczy (inaczej nie zostanie uwzględnione podczas automatycznego dodawania do karty)
2) kogo dotyczy , istotne dla wyliczenia
3) typ stawki - koszt dla pozycji kosztowej
4. Opis - pełny opis wystąpi na karcie najmu. Jeśli nie będzie - zastąpi go nazwa asortymentu

[EwelinaDG]

Zmiany dotyczące wprowadzania kart najmu.

Karty najmu muszą być wypełnione dla każdej osoby przebywającej w internacie.
Każda z nim może mieć przepisane bezpośrednio z umowy usługi.
Można nie wypełniać lub usunąć te, które nie mają zastosowania.
Aby usługi pojawiły się np. zestawieniu prania musi być:
1) wybrany pobyt internatowy
2) Musi być zarejestrowana umowa
3) muszą być przypisane koszty. Koszty w zestawieniu prania muszą być wyszczególnione po zakończeniu pobytu jednostkowo (np. koszt prania poszewki) nie grupowo (np. koszt prania ogółem)

Proszę pamiętać, ze stawkę VAT system bierze z informacji w samym meldunku. Wynosi ona odpowiednio 8 procent dla pobytu hotelowego i 23% dla najmu.


Poprawne opis pozycji kosztów system pobiera z umowy - pozycja opis musi zawierać poprawną treść co do paragrafów umowy.
Wielkości wynajętej powierzchni musi być wypełniona , dla pobytów z powierzchnią nadliczbową w odrębnej rubryce.
Rodzaj pobytu musi być określony w statusie pobytu osoby (np. kontrakt, umowa stała).

[EwelinaDG]

Karty parkingu.
Aby poprawnie wydrukować kartę parkingu, musi być wypełnione pole umowy oraz istnieć w pobycie choć jedna usługa "parking"

[EwelinaDG]

Karty konferencji.

Karty konferencji drukujemy z listy konferencji.
Konferencja nie musi być powiązana z pobytami. Wielkość sali jest brana z powierzchni sali konferencyjnej.
Konferencja musi mieć wypełnione pole "umowa"

Konferencje w prowadzamy w module "Planowanie imprez"


Drukujemy z menu wydruku:



Dodatkowe informacje o konferencji:

viewtopic.php?f=3&t=248

[jevkoo]

Raport 105 Zarządzanie internatem
Założenia:
- pokoje internatowe zawsze muszą mieć typ internatowy, nawet gdy są wyłączone z internatu
- gdy pobyt jest internatowy status ceny musi być ustawiony na "Pobyt internatowy", gdy nie jest na inny
- w osobach mieszkających wpisuje się powierzchnię wynajmu
- aby raport był uniwersalny należy uzupełnić w pokojach powierzchnię i powierzchnię użytkową (suma musi dać wartości zapisane w umowie)

[jevkoo]

Zmiana typu pokoju internatowego na inny.

Zmiany dokonujemy w definicji pokoju (Lista pokoi->pokoje->pokój)
Po wybraniu konkretnego pokoju jak na rysunku niżej przechodzimy do zakładki "udostępnienie-rola"



Następnie dopisujemy nową pozycję z bieżącą datą i nadajemy jej status np hotel.
Jeśli brakuje wpisu roli dla danego pokoju jest ona pobierana z typu pokoju (np 2OS_INT)

[jevkoo]

A1 Pranie.
Źródłem są wypełnione dane kosztowe dla każdego pobytu osoby. Dane wynikają z umowy. Brane sa tylko te asortymenty, które są określone jako pranie.

A1 Zarządzanie Internatem Malbork

Źródłem są wartości pozycji pokoju wskazujące na jego przeznaczenie -> internat i hotel. Każdy z pokoi ma przypisaną swoją role.
A1 Zbiorcze zestawienie do faktury
To suma powyższych

A1 Malbork Załącznik 10A
Źródłem są wartość metrów w pobytach osób oraz daty pobytu osób. Przeznaczenie pobytu definiujemy w meldunku jako pobyt internatowy.

A1 Malbork Załącznik 10B
Wynika z raportu 10 C z zastrzeżeniem, że suma zajętych metrów nie obejmuje miejsc zajętych fikcyjnie dla pobytu w pokoju dwuosobowym jednej osoby.

A1 Malbork Załącznik 10C
Źródłem są wartość metrów w pobytach osób oraz daty pobytu osób. Przeznaczenie pobytu definiujemy w meldunku jako pobyt internatowy. W przypadku, gdy jest wypełniona wartość metrów płatna uznajemy tę część pobytu za płatny i obciążamy podatkiem. W przypadku zajęcia pokoju dwuosobowego do jednoosobowego wykorzystania wpisujemy Miejsce wolne

A1 Załącznik Zbiorcze Zestawienie Najmu

Źródłem pobytów są wyliczone i przechowywane w tablicy WynajemZ karty wynajmu.
Źródłem konferencji są koszty konferencji przechowywane w rezerwacjach sali konferencyjnej