Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Po przyjęciu faktury przez system zostanie jej nadany numer identyfikacyjny w KSeF, który nabywca towarów lub usług będzie zobowiązany później podać w momencie płatności.
Krajowy System e-Faktur odrzuci fakturę jedynie w dwóch przypadkach: gdy występuje niezgodność struktury jej pliku z wzorem logicznym bądź została wprowadzona do systemu przez osobę nie upoważnioną.
Odrzucona faktura jest uznana za niewystawioną, zatem nie można wystawić do niej korekty ani jej anulować. Podatnik sam podejmuje decyzję czy ją poprawi i wyśle ponownie do KSeF. Zaimplementowanie w Plaza 2025 mechanizmów sprawdzających zgodność pliku xml ze wzorem struktury logicznej przed wysyłką pliku, w praktyce powinno wyeliminować taką sytuację. Pełny opis zdarzeń związanych z wysyłką znajda Państwo w logach systemu.
Opis konfiguracji znajdą Państwo w temacie Konfiguracja bibliotek KSeF - serwis
Wystawianie eFaktury w Plaza 2022-2025
Z punktu widzenia recepcji zmieni się niewiele w samym procesie wystawiania faktur.
W menu drukowania doszedł nowy znacznik. Jeśli dokument może być wysłany znacznik sam się zaznaczy zgodnie z ustawieniami w systemie.
Stanie się dokładnie jak w przypadku drukowania paragonów fiskalnych.
System zadba, aby niezależnie od dalszych operacji recepcjonisty wysłać do KSeF dokument. Jest to zależne od ustawień i parametrów.
Nie ma obowiązku wysyłania dokumentu natychmiast. Niewysłane dokumenty same zostaną wysłane podczas zamknięcia doby.
Uwaga: jak w przypadku drukarek fiskalnych zalecamy, aby zamknięcie doby połączone z wysyłka do KSeF nastąpiło przed północą.
Status wysyłki oraz numer faktury w KSeF widzimy w zakładce faktury KSeF
1 - numer referencyjny wysłanego dokumentu. Nie oznacza przyjęcia dokumentu do KSeF
2 - status wysyłki dokumentu
3 - numer dokumentu w KSeF, to numer nadrzędny, oznaczający przyjęcie dokumentu do KSeF
Status ( 2) może przyjąć wartości:
- Nie wysłano do KSeF
- Dokument wysłany do KSeF
- W trakcie wysyłki
- Trwa przetwarzanie
- Dokument przyjęty do KSeF
- Dokument odrzucony KSeF
- Błąd weryfikacji pliku faktury
Faktura jest uznana za niewystawioną.
Nawet w przypadku przekazania faktury – wydruku papierowego – klientowi, nie ma on mocy prawnej.
Klient nie może przedstawić takiego dokumentu do rozliczenia, a dla wystawiającego nie stanowi podstawy naliczenia podatku
Faktury wysłanej do KSeF nie można już poprawiać
Wysyłka z okna drukowania nie pobiera UPO. UPO i numer faktury w KSeF należy (o ile systemu nie skonfigurowano inaczej) pobrać ręcznie jak na następnym obrazku poprzez "pobierz UPO"
Dodatkowo w dokument zawsze może zostać wysłany do KSeF niezależnie od okna drukowania.
Można tez sprawdzić jego poprawność przez opcję "Sprawdź poprawność dokumentu KSeF"
W przypadku jeśli UPO nie jest pobierane automatycznie , można pobrać także UPO
Odpowiednio przygotowany wzorzec może wyświetlić kod QR. Dla serwisu temat jest omówiony tutaj Kody QR
Statusy dokumentów (kolumna KSeF)
1) brak ikonki - nie wysyłany
2) Ikonka kartki - sprawdzony wewnętrznie
3) Ikona zegara - czeka na wysyłkę
4) ikona check - wysłano pomyślnie do KSeF
5) ikona kłódki - wysłany, pobrano UPO
6) ikona X - błąd wysyłki/walidacji
Błędy podczas wysyłki
Błąd wysłania faktury, sprawdź errorlog'
Możliwy bład połączenie. Sprawdź log dokumentu, będzie tam zawarta informacja co jest przyczyna błedu.
Błąd otwarcia sesji interaktywnej, sprawdź errorlog
Najczęstszy błąd, to błąd połączenia. Faktura nie zostanie wysłana.
Błąd otwarcia sesji KSeF, sprawdź errorlog
Najprawdopodobniej certyfikat lub token jest błędny. Sprawdz konfigurację. Faktura nie zostanie wysłana.
Błąd walidacji, sprawdź errorlog';
Błąd poprawności faktury. Sprawdź poprawność NIP, danych kontrahenta i samej faktury. Szczegóły sa w logu pod fakturą. Popraw dokument.