KSeF czyli Krajowy System e-Faktur jest to rozwiązanie Ministerstwa Finansów mające na celu uszczelnienie VAT i tym samym zwiększenie wpływów do budżetu. Faktury wystawione w KSeF nazywane fakturami ustrukturyzowanymi można wystawić albo korzystając bezpośrednio z bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów (dedykowane raczej dla małych podmiotów) jak i przy użyciu DM Plaza. W obu przypadkach muszą mieć tą samą strukturę logiczną tak więc ujednolicony zostanie system fakturowania.
Obowiązek wystawiania e-faktur w KSeF będzie miał zastosowanie do podatników VAT posiadających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT w Polsce od 1 lipca 2024.
Podatnicy zwolnieni z VAT będą mieli obowiązek stosować KSeF od 1 stycznia 2025 r.
Obowiązek ten NIE BĘDZIE dotyczył wystawiania faktur:
- przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju.
- przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada SMPD na terytorium kraju, przy czym to SMPD nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.
- przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziale 7, 7a i 9 Ustawy VAT, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach,
- na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej,
W przypadkach odpowiednio dokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie projektowanego art. 106s Ustawy VAT (tj. transakcji podlegających wyłączeniu z obowiązku wystawiania dla nich e-faktur w drodze rozporządzenia).
Po przyjęciu faktury przez system zostanie jej nadany numer identyfikacyjny w KSeF, który nabywca towarów lub usług będzie zobowiązany później podać w momencie płatności.
Krajowy System e-Faktur odrzuci fakturę jedynie w dwóch przypadkach: gdy występuje niezgodność struktury jej pliku z wzorem logicznym bądź została wprowadzona do systemu przez osobę nie upoważnioną.
Odrzucona faktura jest uznana za niewystawioną, zatem nie można wystawić do niej korekty ani jej anulować. Podatnik sam podejmuje decyzję czy ją poprawi i wyśle ponownie do KSeF. Zaimplementowanie w Plaza 2022 mechanizmów sprawdzających zgodność pliku xml ze wzorem struktury logicznej przed wysyłką pliku, w praktyce powinno wyeliminować taką sytuację.
eFaktury w Plaza 2022-2024
Z punktu widzenia recepcji Zmieni się niewiele.
W menu drukowania doszedł nowy znacznik. Jeśli dokument może być wysłany znacznik sam się zaznaczy zgodnie z ustawieniami w systemie.
Stanie się dokładnie jak w przypadku drukowania paragonów fiskalnych.
System zadba, aby niezależnie od dalszych operacji recepcjonisty wysłać do KSeF dokument. Jest to zależne od ustawień i parametrów.
Nie ma obowiązku wysyłania dokumentu natychmiast. Niewysłane dokumenty same zostaną wysłane podczas zamknięcia doby.
Status wysyłki oraz numer faktury w KSeF widzimy w zakładce faktury
Status może przyjąć wartości:
- nie wysłany
- w trakcie wysyłki
- przyjęty
- odrzucony
Faktura jest uznana za niewystawioną.
Nawet w przypadku przekazania faktury – wydruku papierowego – klientowi, nie ma on mocy prawnej.
Klient nie może przedstawić takiego dokumentu do rozliczenia, a dla wystawiającego nie stanowi podstawy naliczenia podatku