KSeF czyli Krajowy System e-Faktur jest to rozwiązanie Ministerstwa Finansów mające na celu uszczelnienie VAT i tym samym zwiększenie wpływów do budżetu. Faktury wystawione w KSeF nazywane fakturami ustrukturyzowanymi można wystawić albo korzystając bezpośrednio z bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów (dedykowane raczej dla małych podmiotów) jak i przy użyciu DM Plaza. W obu przypadkach muszą mieć tą samą strukturę logiczną tak więc ujednolicony zostanie system fakturowania.
Aktualne daty wejścia w życie obowiązku korzystania z KSeF:
1 lutego 2026 r. – firmy, które w 2024 roku osiągnęły przychody powyżej 200 milionów złotych.
1 kwietnia 2026 r. – pozostali przedsiębiorcy, niezależnie od formy prawnej i wielkości działalności.
1 stycznia 2027 r. – mikroprzedsiębiorcy, którzy wystawiają faktury do 450 zł, ich miesięczne obroty nie przekraczają 10 tysięcy złotych.
Obowiązek ten NIE BĘDZIE dotyczył wystawiania faktur:
- przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju.
- przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada SMPD na terytorium kraju, przy czym to SMPD nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.
- przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziale 7, 7a i 9 Ustawy VAT, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach,
- na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej,
W przypadkach odpowiednio dokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie projektowanego art. 106s Ustawy VAT (tj. transakcji podlegających wyłączeniu z obowiązku wystawiania dla nich e-faktur w drodze rozporządzenia).
Tryby offline
W systemie KSeF dostępne są dwa podstawowe tryby wystawiania faktur:
tryb online - faktura wystawiana i przesyłana w czasie rzeczywistym do systemu KSeF,
tryb offline - faktura wystawiana i przesyłana do KSeF w późniejszym, ustawowo określonym terminie.
W trybie offline faktury wystawiane są elektronicznie, zgodnie z obowiązującym wzorem struktury FA(3). Najważniejsze aspekty techniczne:
Przy wysyłce faktury – zarówno w trybie interaktywnym, jak i wsadowym – należy ustawić parametr offlineMode: true.
W przypadku faktur przesyłanych jako online (offlineMode: false) system KSeF samodzielnie może przypisać im tryb offline - na podstawie porównania daty wystawienia z datą przyjęcia. Szczegóły mechanizmu: Automatyczne określanie trybu wysyłki offline.
Za datę wystawienia system KSeF przyjmuje wyłącznie wartość zawartą w polu P_1 struktury e-faktury.
Data otrzymania faktury to data nadania numeru KSeF lub w przypadku udostępnienia poza KSeF, data faktycznego jej otrzymania.
Po wystawieniu faktury w trybie offline aplikacja kliencka powinna wygenerować dwa kody QR służące do wizualizacji faktury:
KOD I – umożliwia weryfikację faktury w systemie KSeF,
KOD II – potwierdza tożsamość wystawcy.
Fakturę korygującą przesyła się dopiero po nadaniu numeru KSeF dokumentowi pierwotnemu.
W przypadku gdy przesłana faktura offline zostanie odrzucona z przyczyn technicznych, możliwe jest skorzystanie z mechanizmu korekty technicznej.
Korekty techniczne:
Korekta techniczna umożliwia ponowne przesłanie faktury wystawionej w trybie offline, która po przesłaniu do systemu KSeF została odrzucona z powodu błędów technicznych, np.:
niezgodność ze schematem,
przekroczenie dopuszczalnego rozmiaru pliku,
duplikat faktury,
inne błędy walidacji technicznej uniemożliwiające nadanie numeru KSeF.
Uwaga!
Korekta techniczna nie dotyczy sytuacji związanych z brakiem uprawnień podmiotów występujących na fakturze (np. samofakturowanie, walidacja relacji dla JST lub grup VAT).
W tym trybie nie jest dozwolona korygowanie treści faktury – korekta techniczna dotyczy wyłącznie problemów technicznych uniemożliwiających jej przyjęcie w systemie KSeF.
Korekta techniczna może być przesyłana wyłącznie w sesji interaktywnej, natomiast może dotyczyć faktur offline odrzuconych zarówno w sesji interaktywnej, jak i w sesji wsadowej.
Niedozwolone jest korygowanie technicznie faktury offline, dla której została już przyjęta inna prawidłowa korekta.
Tryb awarii całkowitej
W przypadku ogłoszenia awarii całkowitej (środki społecznego przekazu: TV, radio, prasa, Internet):
Fakturę można wystawić w formie papierowej lub elektronicznej, bez obowiązku stosowania wzoru FA(3).
Nie ma obowiązku przesyłania faktury do KSeF po ustaniu awarii.
Przekazanie nabywcy odbywa się dowolnym kanałem (osobiście, e-mail, inne).
Datą wystawienia jest zawsze datą faktyczna wskazana na fakturze a data otrzymania data faktycznego otrzymania faktury zakupu.
Faktury z tego trybu nie są opatrywane kodami QR.
Faktura korygująca w trakcie trwającej awarii KSeF wystawiana jest analogicznie – poza KSeF, z datą faktyczną.