Poradnik dla recepcji

[jevkoo]

Opis sytuacji - przeczytaj

Co robisz przy ladzie (w 30–60 sekund)

Recepcjonista wystawia fakturę w systemie hotelowym (lokalnie) i od razu zleca wysyłkę do KSeF, ale:

NIE czeka na UPO / numer KSeF.

Gościowi wydajesz dokument przejściowy:

„Potwierdzenie transakcji” (termin MF) z kodem QR umożliwiającym późniejszą weryfikację / sprawdzenie, czy faktura jest już w KSeF. MF wprost opisuje taki wariant: przed nadaniem numeru KSeF sprzedawca może wydać „potwierdzenie transakcji” opatrzone kodami QR.

Alternatywnie (gdy KSeF niedostępny / awaryjnie): wizualizacja „OFFLINE” z QR typu „OFFLINE” (zgodnie z zasadami kodów weryfikujących).

Efekt biznesowy: gość odchodzi z lad y z papierem (albo PDF-em) potwierdzającym rozliczenie i to, że faktura jest „w drodze” do KSeF, a recepcja nie stoi.

Co robisz po odejściu gościa (w tle, bez blokowania Plazy)

Program w tle:

odbiera wynik wysyłki / status,

pobiera UPO,

zapisuje numer KSeF,

generuje wizualizację faktury z QR zawierającym numer KSeF (to jest „docelowy” wydruk/PDF).

Klucz: wizualizacja przekazywana poza KSeF (papier/PDF/email) powinna mieć kod QR powiązany z fakturą w KSeF (numer KSeF).

2) Co z „wydrukiem dla gościa”, skoro UPO przyjdzie później?

Masz trzy sensowne standardy operacyjne (zwykle wdraża się 2 jednocześnie):

A) „Wyślemy fakturę e-mailem, jak tylko KSeF ją przyjmie” (najczęstsze w hotelach)

Przy ladzie zbierasz e-mail (albo potwierdzasz ten z rezerwacji).

Gość dostaje od razu potwierdzenie transakcji (papier lub PDF).

Po UPO program automatycznie generuje PDF wizualizacji z QR i wysyła e-mail.

To jest najbardziej „recepcyjno-przyjazne”, bo nie wymaga powrotu gościa.

B) „SMS / e-mail z numerem KSeF” (zwłaszcza dla konsumentów)

Dla osoby fizycznej, która nie ma dostępu jak firma, praktyka rynkowa (i opisy poradnikowe) jest taka: przekazujesz numer KSeF, a klient może pobrać fakturę w trybie „anonimowym” w narzędziach MF po podaniu numeru KSeF.
Wtedy druk wcale nie jest konieczny, a Ty minimalizujesz papierologię.

C) „Wydruk do odbioru”

Gość dostaje potwierdzenie transakcji.

Po UPO drukujesz finalną wizualizację z QR i odkładasz do teczki „do odbioru”.

To działa, ale organizacyjnie jest najsłabsze (goście nie wracają / gubią się wydruki).

Proponowany „standard recepcji” (najbardziej optymalny)

Domyślna ścieżka:

Gość prosi o fakturę → recepcja wystawia → system natychmiast zleca wysyłkę do KSeF.

Recepcja drukuje potwierdzenie transakcji (z QR do weryfikacji) i kończy obsługę.

System w tle pobiera numer KSeF/UPO.

System:

wysyła e-mail z finalnym PDF (wizualizacja z QR i numerem KSeF) albo

wysyła SMS/e-mail z numerem KSeF (dla konsumenta) albo

odkłada do wydruku „do odbioru”.

Ścieżka awaryjna (KSeF niedostępny):

wydajesz gościowi potwierdzenie/„OFFLINE” wg zasad QR, a wysyłkę do KSeF robisz później z kolejki.