1. Formularz papierowy -> odnajdujemy Gościa w liście Gości
2. Klikamy dwa razy
3. W okienku z adresem itp. sprawdzamy, czy jest zaptaszkowana "Zgoda na uczestnictwo w programie lojalnościowym"
4. Wchodzimy w zakładkę "program lojalnościowy"
5. Tutaj widać punkty
6. Najważniejsze:
-punkty z datą sprzed 2023 roku należy wyzerować - wchodzimy w nie i wpisujemy w kwotę i liczbę punktów "0" i zatwierdzamy, punkty powinny zniknąć
-teraz ręcznie dodajemy punkty: klikamy w folder i tak samo w kwotę i liczbę punktów wpisujemy wartość jaką chcemy dodać i zatwierdzamy
-po wyjściu z małego okienka w tym większym klikamy "przelicz" i zatwierdzamy zielonym. Pojawi się okienko czy zaktualizować dane płatnika - klikamy "zatwierdź".
7. Skąd wiemy ile Gość ma punktów?
Z listy Gościa klikamy "historia" i widzimy sumy kosztów pobytu (razem z zaliczką). Jak wejdziemy w faktury, możemy zweryfikować kwoty. Nie zamykamy okienka z danymi Gościa, może by być otwarte w tle, aby do niego wrócić i dodać punkty.
Dla pewności możemy wejść w archiwum meldunków i stamtąd sprawdzać wartości faktur. Daty w archiwum też muszą być ustawione od 01.01.2023 r.
Bierzemy pod uwagę wszystkie płatności dotyczące pobytów w 2023 roku - czyli na pobyt w 2023 mogła być wpłacona zaliczka w 2022 roku.
Uwaga
Wszystkie nowe formularze, które do nas trafią od 01.01.2024 r - będziemy weryfikować płatności dotyczące rezerwacji na 2024 rok - czyli z zaliczkami z 2023 roku. Jeżeli ktoś nie zapisał się do programu w 2023 (a był naszym Gościem w 2023), a zapisze się w 2024 roku - trudno, mieli rok na zapis, będziemy zliczać punkty tylko z rezerwacji na 2024 rok.
8. Jeżeli Gość osiągnie jakolwiek status np. Silver -> zmieniamy w okienku status osoby na odpowiedni. W uwagach proszę wpisać datę osiągnięcia statusu - wtedy będziemy wiedziały od którego pobytu gościom należy się rabat.
Np. Pan X osiągnął status Silver dnia 28.12.2023 r. po zliczeniu płatności za 2023 rok. Wpisuję tą datę i przy zakładaniu rezerwacji na 2024 już wiemy, że będzie mu można dać rabat.
Jeżeli daty osiągnięcia statusów nie są wpisane, można to zweryfikować z datą zapisu do programu (w wersji papierowej w segregatorze).
Uwaga: Jeżeli Gość korzysta z rabatu - należy ręcznie odjąć mu od kwoty punktów odpowiednią wartość. Należy pamiętać o przycisku "przelicz". Następnie zabieramy mu status Silver (bo ma już mniej punktów niż 10 000), klikając czerwony krzyżyk. W uwagach wpisujemy datę skorzystania z rabatu na pobyt.
Aktywowanie Rabatu skutkuje pomniejszeniem ilości punktów na koncie Uczestnika o
wartość punktów określających dany poziom, tj.
-Poziom Silver –aktywacja Rabatu 5% - pomniejszenie ilości punktów na koncie Uczestnika o
10 000 punktów;
-Poziom Gold - aktywacja Rabatu 7% - pomniejszenie ilości punktów na koncie Uczestnika o
20 000 punktów;
-Poziom Platinum –aktywacja Rabatu 10% - pomniejszenie ilości punktów na koncie
Uczestnika o 30 000 punktów
----
Po dodaniu punktów formularz wpinamy do segregatora w szafie "program lojalnościowy"
----
Recepcja - przeliczaniem punktów nadal zajmuje się marketing, ale warto, aby każdy był w stanie potwierdzić Gościom od ręki ilość ich punktów (jeżeli nie są one jeszcze zliczone i widoczne w liście Gości).
Autor instrukcji - Justyna.